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用Outlook2007收发邮件实现高效办公

在移动商务活动中,因为许你会遇到一些烦心事:每天都要上网发邮件、开机、拨号上网、打开客户端、 收发邮件 ,步骤烦琐;收回的邮件鱼龙混杂,重要的、有用的和 垃圾邮件 全堆在一起,查阅十分不便;发给商务客户的、老板的或同事得到重要邮件,不知道对方是否能在第一时间收到,打电话提醒可能有点唐突……

如何解决这些问题呢?方法是有的,只要简单设置一下,就可以让随身携带的笔记本成为自己的商务通!不但可以实现开机自动拨号上网、自动收发邮件、自动分拣邮件,还能够实现重要客户邮件自动回复、重要邮件手机短信提醒的功能,从而最大限度地将自己从繁忙的事务性工作中解脱出来,让自己的商务之旅更加愉悦。

1.开机自动收发邮件

商务族大多数使用 Outlook2007 来收发邮件,因此我们以Outlook2007为例。

第1步:让Outlook2007随Windows的启动而启动

用鼠标单击“开始”菜单,然后将鼠标光标移动到Outlook2007菜单上,在按下Ctrl键的同时,用鼠标拖动Outlook2007,将它移动到“启动”项右侧的次级菜单项中,松开鼠标和Ctrl键,这样即可让Outlook2007随Windows自动启动了。

第2步:联机自动发送邮件

启动Outlook2007,单击“工具”-“选项”命令,打开选项窗口。单击“邮件设置”选项,选中“联机情况下,立即发送”复选框。

第3步:自动接收邮件

单击“发送/接收”按钮,在弹出的“发送/接收组”窗口中,将‘安排自动发送/接收的时间间隔为’选项设置为“10分钟”,这样,每隔10分钟系统便会自动接收邮件,无须人工干预。

2.自动进行邮件分拣

作为业务繁忙的商务族,经常会收到大量的信函,那么该如何确保自己不会被淹没在“信海”中,如何快速地识别重要的邮件呢?通过建立邮件规则可以做到邮件的自动分拣,以便让重要邮件更加醒目。

例如,我们需要将同事发来的信统一放入到“公司”文件夹,首先在Outlook2007中新建一个名为“公司”的文件夹,然后单击“工具”-“ 规则和通知 ”-“新建规则”,打开规则向导,再单击“将主题中包含特定词语的邮件移动至文件夹”,接下来编辑规则说明(单击带下划线的值),单击“特定词语”。在弹出来的文本框中键入“公司”,然后单击“添加”。接下来单击“指定”链接,选择“公司”文件夹,单击“下一步”,选中“停止处理其他规则”复选框,然后单击“下一步”,在“步骤1:指定规则的名称”下键入一个简称,例如“同事邮件规则”,单击“完成”。以后同事发来的信,只要在主题中包含“公司”字样均可被自动集中放置。

3.让重要的邮件突出显示

通常上级或BOSS发来的邮件都是要首先阅读的,那么该如何第一时间从众多的信件中挑选重要邮件呢?我们可以用鲜艳的颜色来进行标记。按上述方法打开规则向导,然后单击“用颜色标志标记某人发来的邮件”,单击“下一步”。接下来,选中“通过指定账户”和“标记为重要性”复选框,指定BOSS账号,单击“重要性”链接,将重要性设置为“高”,单击“带颜色标志”链接,指定红色色标,然后单击“下一步”直到完成设置即可。这样,BOSS的来信会以鲜艳的红色色标来显示,从而一眼就可以看到。

4.收发重要邮件进行提醒

移动商务族可能每天都要和客户保持邮件沟通,疯狂的垃圾邮件会导致视觉麻木,发给对方的邮件不是静静躺在收件箱中,就是因为没有在第一时间收取对方的重要邮件而延误商机,这时就 需要进行电话确认,本来编结的工作因此而变得烦琐。

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