虽然使用插图有助于更好地理解和记忆并使操作易于应用，但是人们通过 2007 Microsoft office System 程序创建的大部分内容还是文字。创建具有设计师水准的插图很困难，尤其是当您本人是非专业设计人员或者聘请专业设计人员对于您来说过于昂贵时。如果您使用 的是早期版本的 Microsoft Office，则您可能要花费大量时间进行以下操作而无法专注于内容：使各形状大小相同并完全对齐；使文字正确显示；手动设置形状的格式使其与文档的总体 样式相匹配。通过使用名为 SmartArt 图形的 2007 Office 发布版新增功能以及“主题” （主题：主题颜色、主题字体和主题效果三者的组合。主题可以作为一套独立的选择方案应用于文件中。）等其他新功能，只需轻点几下鼠标即可创建具有设计师水准的插图。

可以在 Microsoft office Excel 2007、Microsoft Office PowerPoint 2007、Microsoft Office word 2007 中或在 Microsoft Office Outlook 2007 的电子邮件中创建 SmartArt 图形。虽然无法在其他 2007 Office 发布版程序中创建 SmartArt 图形，但可以将 SmartArt 图形作为图像复制并粘贴到这些程序中。

由于 office PowerPoint 2007 演示文稿通常包含带有项目符号列表的幻灯片，因此，可以快速将幻灯片文字转换为 SmartArt 图形。此外，还可以在 Office PowerPoint 2007 演示文稿中向 SmartArt 图形添加动画。

创建 SmartArt 图形时，系统将提示您选择一种 SmartArt 图形类型，如“流程”、“层次结构”、“循环”或“关系”。类型类似于 SmartArt 图形类别，而且每种类型包含几个不同的布局。选择了一个布局之后，可以很容易地更改 SmartArt 图形布局。新布局中将自动保留大部分文字和其他内容以及颜色、样式、效果和文本格式。

选择了某布局时，其中会显示占位符文本（如“[文本]”），这样您便可以看到 SmartArt 图形的外观。系统不会打印占位符文本，占位符文本也不会在幻灯片放映期间显示出来。但是，形状是始终显示的且会打印出来，除非您将形状删除。您可以用自己的内容替代占位符文本。

在“文本”窗格中添加和编辑内容时，SmartArt 图形会自动更新，即根据需要添加或删除形状。 

您还可以在 SmartArt 图形中添加和删除形状以调整布局结构。例如，虽然“基本流程”布局显示有三个形状，您的流程可能只需两个形状，也可能需要五个形状。当您添加或删除形状以及编辑文字时，形状的排列和这些形状内的文字量会自动更新，从而保持 SmartArt 图形布局的原始设计和边框。 

要使您的 SmartArt 图形快速具有设计师水准的美观程度，请向其应用“SmartArt 样式”。