哪些数据应该在行中,哪些应该在列中?
有时这一点似乎相当明显,但总体而言,通常总是把最丰富的数据放在行中而不是列中。做决定时应该考虑数据的可读性。
例如,一个如下图所示的以月份定向的工作表可与月标签很好地配合使用,无论月标签是在工作表的上方还是左侧。在图中所示的情况下,使月标签在侧面就使得在屏幕上查看工作表更容易,同时也使工作表更容易与打印纸匹配。应让工作表更长,而不是更宽,这样就可以使用“Page Up”和“Page Down”键来进行屏幕导航。
图中所示的工作表仅有四列详细数据,但是如果工作表有比月份数更多的详细数据种类,把月份放在列中就可能是更好的选择。水平定向之后,前一个工作表中所显示的数据仍然可以工作,但要查看所有的数据就必须将滚动条滚动到右边,如下图所示。
通常工作表中积累的详细信息最适合于从顶到底的行― 或者相对而言,一个深而窄的工作表。您当然可以建立一个浅且宽(只有几行深,却有很多列)的电子表格,但也许不久您就会遗憾。您必须不停地把滚动条滚到右边去查找信息,在您打印时要处理奇怪的分栏符,这时浅且宽的表就会让您头疼不已。
策略提示
一旦工作表已经填满数据,再更改就会很费时间― 尤其是它从一开头就可能有不同的设计。
需要打印工作表吗?
开始在工作表上工作之前,最好问问自己工作表是否需要被打印出来。您可能会发现不用考虑打印的问题,例如在工作表被用于信息存储或者仅仅作为参考的时候。
如果要打印工作表,就需要考虑表和数据应该如何呈现出来。这将会给您的工作表总体设计带来巨大的不同。例如,前面图中所示的水平定向的工作表需要两页纸打印,即使您使用“页面设置”对话框(“文件”菜单,“页面设置”命令)中的“横向”模式。打印的第二张包含部分月份总计,但是看不到区域的名字,除非您使用对话框中“工作表”选项卡上的“打印标题”选项在每页上重复打印标题。
策略提示
对于大型工作表,无论是水平还是垂直定向的,要使得打印结果容易理解,在每页顶部重复打印标题行,或在每页左侧重复打印标题列都是绝对必要的。