(摘编自硅谷动力)

　　在每一个版本的 office 组件中，微软都会提炼出一些成熟的应用，并增加许多灵巧的功能。但 Office的许多强大功能大多数人都没有用到，如隐藏选项、未知功能以及快捷键等。在本文中将汇集一部分我们最心仪的技巧，包括 word、Excel、Outlook 和 PowerPoint。这些技巧可以让 Office 更强大、更高效、更易于使用，同时还可以将 Office 按自己意愿进行定制。无论你是用 Office XP 还是 Office 2003，都会在这里发现有用的技巧和窍门，它们可以帮助你更好地使用这套应用最广泛的办公组件。

　　放大与缩小 　　

　　你可以用鼠标上的滚轮实现文档的快速放大与缩小。只需按住 Ctrl 键，向前推滚轮可以放大文档视图，向后则缩小。 　　

　　快速进行格式设定 　　

　　我最喜欢的一个隐藏功能就是“格式刷”。这个画笔图标缺省就该出现在标准工具栏上。要将其添加到工具栏上，使用“视图” 　 “工具栏” 　 “自定义”，点击“命令”标签，在“类别”中找到“格式”，然后将“命令”中的“格式刷”图标拖到工具栏上。 　　

　　当点击这个图标时，格式刷会将光标所处区域的文本格式复制下来。如果你选择整段或某个单元，点击格式刷图标，格式刷就会复制该段或该单元的格式。然后你可以简单地选中一块文档，即可将复制的格式“刷”过来。 　　

　　 双击格式刷图标，可以重复使用复制的格式，无需再作复制操作，直到按了 Esc 为止。 　　

　　 更多的“文件”选项

　　

　　

　　 如果你在点击 word 的“文件”菜单时按住 Shift 键（或在 Outlook 里写一封邮件时），菜单选项会有改变。菜单中会出现“全部保存”和“全部关闭”选项。在 office/9.sHTML' target='_blank' class='article'〉Excel 里，增加的选项只有“全部关闭”，而没有“全部保存”。

    没有项目符号的行 　　

　　当你在 word 或 PowerPoint 中建立有项目符号或编号的列表时，可能会想让某一项前面没有符号。按 Shift-Enter 即可开始一个没有项目符号的新行，当下次再按 Enter 键时，增加的新行又有项目符号了。另一个有用的窍门：在 Excel 里，可以按 Alt-Enter 在同一单元格里另起一行。 　　

　　 用“自动更正”功能添加符号 　　

　　 office 的“自动更正”功能可以自动地在文档中置放符号。以下是较有趣的一些： 　　

　　 (tm) 将更正为：TM 　　

　　 --〉 将更正为：→ 　　

　　 〈-- 将更正为：← 　　

　　有关智能标记 　　

　　智能标记最初应用于微软的 office XP中，这是一个基于 XML 的小图标，当进行某种操作时，它会在数据的上、下方动态地显现。有些智能标记是与某种应用相关的，如 Excel 里的“股票符号智能标记”，有些与数据相关，如 word 或 Outlook里的名字或地址。最常见的是“粘贴选项智能标记”，它在任何 Office 应用中粘贴数据时都会出现。 　　

　 要确认“智能标记”选项可用，在任何 office 应用中的“工具”菜单中选择“自动更正”选项，点击“智能标记”标签。确认“给文字加上智能标记”框已被选中。下面有许多“识别器”，如地址、人名、时间等，以及一个“删除智能标记”的选项。记住这些选项可以影响所有带智能标记的 Office 应用。　　

　　粘贴选项：在任何 office 应用中粘贴数据后，点击“智能标记”（看起来象一个剪贴板），将显示一个有多个格式化选择项的菜单，包括“匹配目标格式”（将按文档的格式对粘贴数据作格式化）和“保留源格式”（保留被粘贴数据在原文档中的格式）。