(摘编自硅谷动力)

    正确利用公式 　　

　　当编写公式时，要确认结果是按预想的那样计算的。Excel 遵守标准四则运算的规则，即在加、减运算前先依次计算百分比、指数、乘法和除法。例如，=7+5×3 的计算结果是 22，而不是 36。要强迫某个计算先于其它计算完成，可以把它放在圆括号里：=(7+5)×3 结果就是 36。如果你不清楚 Excel 如何计算一个公式，点击该单元格，选择“工具” 　 “公式审核” 　 “公式求值”。点击“求值”键看公式的每个部分是如何依次计算的。 　　

　　自动扩展图表系列 　　

　　在 Excel 的早期版本中很难完成一种功能，即建立了一个图表后，当一个或多个系列的数据增加时，图表无法扩展。Excel 2003 的“列表”功能解决了这个问题。先将一个数据区指定为一个列表，点击某个要作列表的单元格，选择“数据” 　 “列表” 　 “创建列表”。然后用这个列表建立图表。现在，无论何时向列表中增加新数据，图表绘制的数据区都会自动扩展以包含新数据。 　　

　　图、表分别打印 　　

　 一般情况下，将图表嵌在工作表的相关数据旁边比较方便。但有时可能希望单独打印这张图表。这时，选择图表的任一部分，然后用“文件” 　 “打印”，则图表将单独打成一页。 　　

　　黑白方式预览图表 　　

　　另一个打印图表时的方便功能是“预览”命令。你可以将图像打印成黑白的，用“文件” 　 “打印”点击“预览”按钮，然后是“设置”按钮，选择“工作表”标签，选中“单色打印”。预览图现在就成为灰度图了，你可以确定是否有足够的对比度可以区分开图中各个部分。 　　

　　页脚里保存文件名 　　

　　从 Excel 2002 起，微软增加了一个功能，可以将 Excel 工作表的路径加到页眉和页脚里。这一路径还可以在文件位置更改时自动更新。选择“视图” 　 “页眉和页脚”（或者“文件” 　 “页面设置” 　 “页眉和页脚”），然后点击“自定义页眉”和“自定义页脚”按钮。用文件夹图标的按钮可以在页眉和页脚区域添加所需的“&[路径]&[文件]”代码。你可以从预设的页眉/页脚列表中选择路径和文件名，也可以自已定义文本格式或增加图像。

　　有效性信息 　　

　　Excel 的数据有效性功能可以对一个单元格输入的数据作出限制，可以自己设定有效性。例如，你可以限制输入的数值要大于 1000。在“数据”“有效性”中使用的错误警告样式对数据的输入有很重要的影响。只有“停止”样式能真正禁止无效数据的输入。 　　

　　其它两个样式选项，“警告”和“信息”都只是对无效输入数据作出警示，但仍允许用户继续输入。“警告”样式要求用户选择“是”进行确认。而“信息”样式的约束更弱，它只弹出一个警告窗口，但缺省选择是接受无效数据。

    自定义序列和排序

　　

　　如果你经常在一个工作表里输入相同的数据（如一个雇员清单），你可以用一个自定义序列来加快这个过程。选择“工具” 　 “选项”，然后选择“自定义序列”标签。在“输入序列”窗格中输入清单，每行一项，然后点击“添加”。也可以用“导入”按钮导入工作表里已有的数据。序列建立完毕后，你就可以在任意一个单元格中输入序列中的任何项（例如某个雇员的姓名），然后拖动填充柄（在单元格的右下角），用序列中的其它项去填充选择的单元格。 　　

　　你还可以用一个序列对一个工作表中的数据排序：到“数据” 　 “排序”中，选择包含序列项的栏，点“选项”按钮，然后从“自定义排序次序”下拉选单中选择自定义的序列。