例：某学期末，重点向家长汇报以下方面，并请家长书面回执：各科各阶段学习成绩、思想品德等级、体育达标情况、教师和班委的期望等。先在Excel中输入以上各项（包括表头和具体数据），命名为"期末汇报表.xls" 。如下图所示：
然后在word XP中按以下步骤操作：
一、建立空白word文档，命名为"期末汇报表.doc"在文档中绘制一个表格，填上相关项目，或者直接从"期末汇报表.xls"中COPY过来也可以。其中"教师和班委寄语"可填入相同或不同的话语，包括其进步的方面和有待加强的部分。其余空白处则等待?quot;期末汇报表.xls"中利用邮件合并功能自动填写过来。文档如下图所示：
| 期末汇报表 学号 姓名 | |||||||||||
| 思品 | 政治 | 语文 | 数学 | 英语 | 物理 | 化学 | 历史 | 地理 | 信息学 | 体育 | 总分 |
| 教师和班委寄语 | |||||||||||
| 家长回执 | |||||||||||
二、点击工具tools/信函邮件letters and mailings/邮件合并mail merge wizard，这时会出现mail merge对话框，注意下方有6个步骤(step 1 of 6)，按顺序依次点击前3步，出现数据源（my data sources）对话框，文件类型选Excel files，找到数据源"期末汇报表.xls"，点击"打开"（open）。之后还要注意选择数据所在的excel工作表。
三、点击视图view/工具条toolbars/邮件合并mail merge，点击插入合并区(insert merge fields)，在此时出现的对话框中作两个操作，一是在复选框中选中数据区（database fields），二是选择需要的数据项依次插入word文档表格中的相应位置。这第二个操作一定要有耐心，-------特别是在数据项目较多的时候。而这一步也是十分关键的步骤。
