每年职称考试、资格考试、等级考试的高峰期又来到了。教师朋友们在这期间往往会填写各种各样的表格。这些表格信息手动输入的话工作量使非常大的。

另外这些信息一般是以 Excel2007表格 的形式保存的，往往会想到运用数据库或某些专门软件进行处理，将两个具有相同字段的表格进行关联，以实现数据交换。但如果手头上没有现成的软件，或者对数据库软件不太熟悉的情况下该怎么办？在 word2007 和Excel2007中能否实现这样的关联来进行数据的共享交换？实际上利用“邮件合并”功能，通过表格选择、关联单元格、关联表格三个步骤即可实现数据交换。

完成表格选择

学生成绩通知单中的表格格式如表1所示，表中第一行中的内容是固定不变的，而每位学生的相关内容是各不相同的，需要从Excel2007表格中调用。 Excel2007表格 中的部分学生数据信息如表2所示，下面是实现的具体方法和步骤。

表1  学生成绩通知表格

表2  部分学生成绩Excel表格

我们先打开word2007，编辑制作好学生成绩通知单的内容和表格框架，接着依次执行“邮件”-“开始邮件合并（如图1）”-“邮件合并分步向导”命令打开“邮件合并”对话框，在“选择文档类型”列表中点击选择第一项“信函”单选按钮，完成第一步的设置（如图2）。单击“下一步：正在启动文档”按钮，在打开的对话框的“选择开始文档”列表中点击选择“使用当前文档”单选按钮。

图1   开始邮件合并

图2   “邮件合并”对话框

然后单击“下一步：选取收件人”按钮，在“选择收件人”列表中点击选择“使用现有列表”单选按钮，接着在“使用现有列表”区域中单击“浏览”按钮，打开“选取数据源”对话框，找到并选择事先编辑好的“学生成绩.xls”文件，然后点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，如图3所示，勾选“数据首行包含列标题”复选框（在下面的插入合并域对话框中将显示这些标题），并选择列表中的第一项即Excel表格中的第一个工作薄，完成表格的选择。

图3   “选择表格”对话框

建立单元格关联

选择好表格后点击“确定”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，如图4所示，点击“全选”按钮，选中表格中的所有纪录，然后点击“确定”按钮，完成合并收件人的设置。