一、巧用Web协作功能实现“网络会议”

    Word XP中有一则Web协作工作功能，这个功能平时很少被大家使用，其实利用该功能，大家可以轻松地在单位的局域网或者因特网上召开网络会议，下面就是实现“网络会议”的具体步骤：

    1、首先大家需要做的工作就是安排会议，用鼠标单击Word XP菜单栏中的“工具”菜单项，从打开的下拉菜单中执行“联机协作”命令；

    2、要是大家发现在自己的Word XP对应菜单项的文字为灰色调的话，就说明大家在安装Office XP时没有装载可选项“MS NetMeeting（微软网络会议程序）”，而要实现“网络会议”的话，该程序就必须要正确安装在系统上；

    3、下面大家可以用鼠标单击“安排会议”选项，这样系统就会自动打开一个 “会议”对话框，在这里大家首先用鼠标点击一下其中的“收件人”按钮，然后在“选择与会者及资源”的对话框中，用鼠标选中需要参加会议的人员名单就可以了；

    4、接着将“这是联机会议”的选项选中，不然的话大家可能无法实时收到会议的信息；在“目录服务器”和“组织者的电子邮件地址”栏中，大家也要真实地输入自己所使用的网络服务器名称和自己使用的电子信箱地址；此外，大家还要在“Office文档”项中选定开会时共享的文档以及会议的“类别”，完成上面的设置后，用鼠标单击“发送”按钮就可以了；

    5、“布置好会议现场后”，下面大家就可以正式开会了。用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，打开下拉菜单后，再用鼠标选中“联机协作”下面的“现在开会”选项，这样程序就会打开“联机会议”工具栏，同时Windows系统任务栏的托盘上也会自动出现一个叫名叫“MS NetMeeting”的快捷图标；

    6、下面再用鼠标右击系统托盘上的“NetMeeting”图标，从打开的快捷菜单中执行“打开”命令，随后大家就能看到一个非常“酷”的网络会议室；

    7、在这个界面中，用鼠标点击“呼叫”按钮或者执行“联机会议”中的“呼叫参加人”命令按钮，再在随后打开的窗口中选择相应的网络服务器，并且选中需要参加开会的朋友们；

    8、用鼠标单击“呼叫”按钮后，只要是参加进网络会议的同志，都会首先看到的便是大家在安排会议时事先所设置的共享Office文档；

    9、下面参加会议的朋友就可以充分利用NetMeeting的谈天室、白板和音频视频输出功能来选择不同的会议交流方式了。要是使用“聊天室”的方式来开会的话，可以先单击NetMeeting“工具”菜单中的“谈天”命令就可以了；

    10、要是计算机带有摄像头的话，大家可以选中“音频视频输出（入）”功能来进行开会，这种会议效果可以和真实的会议效果相比拼哟；

    11、要是选中“白板”的方式来开会的话，参加会议的朋友都可以利用它发挥自己无尽的想象，把某种不能用语言方式表达的意思用图案、绘画或别的什么方法表达出来，这可要比真实的会议效果更甚一筹了；

    12、倘若要进行会议讨论的话，那么大家可以用鼠标单击Word XP菜单栏中的“工具”菜单项，从打开的下拉菜单中选中“联机协作”下面的“WEB讨论”选项，然后在随后打开的工具栏中，用鼠标单击“在文档中插入讨论”命令按钮，这样参加会议的同志相互之间就能进行热烈讨论了。

    二、巧用虚拟邮件功能传递信息

    所谓的虚拟邮件功能是指只用电子邮件来实现单位内部员工相互传递信息的目的，大家可以利用该功能轻松地完成诸如单位员工信息登记之类的工作任务。比方说，倘若单位要进行一次职工个人信息登记普查活动，按常规单位事先应该把信息登记表格准备好，再依次邀请职工进行现场登记，现在大家只要通过虚拟邮件发送功能，就能轻松让职工做在自己的计算机前完成这项登记工作了：