您在同事发来的电子邮件中收到一篇word文档。您可以基于它来制作所需的文档,于是您用新名称保存了它并根据您的需要进行修改。您从来没有注意到同事在原始文档中留下了批注,因为在您的副本中看不到它们。
现在您准备将文档传递给客户,但是您要发送给他们的是您的文档版本,而不是原始文档、同事的批注和您的更新的大杂烩。
或者,您使用了 Microsoft office word 2007 中的修订功能跟踪您对自己的求职信所做的更改。现在您要将求职信发送给招聘方,招聘方看到的应该是您编辑的结果,而不是您进行编辑的思考过程。
在上述任一情况下,当接到word文档的人抱怨您的文档难于阅读,到处都是删除线、下划线和侧边批注框时,您感到很震惊。例如,在您的求职信的一段中,有三个不同的地方带有删除线 - 而您这一次要强调的技能却是用带下划线的文本显示的。您可能得不到这份工作了。
这些文本在您发送文档的时候并不在其中。word 怎么会找到并显示这些内容呢?要使 Word 的表现如您所愿,应该怎么做?
了解修订功能
您可能正在 word 中使用修订或批注功能,而自己却没有意识到这一点。通常,在 Word 跟踪更改时,它会在边距中的批注框中显示删除内容,而将插入内容显示为带下划线的文本。删除内容以及批注(或“注释”)也可以显示为内嵌。
有多种方法可以隐藏修订或批注 - 然而,在修订功能打开时所做的所有修订以及插入的所有批注,将一直是文档的一部分,直到它们被接受或拒绝(对于批注来说是删除)。
注释 隐藏修订不会从文档中删除现有的修订或批注。隐藏修订使您能够轻松查看文档,而免受删除线、下划线和批注框的干扰。
如何检查文档是否有修订和批注?
office word 2007 提供了一项称为“文档检查器”的功能,该功能用于检查文档中是否有修订、批注、隐藏文字和其他个人信息。要检查文档,请执行下列操作:
1、打开要检查是否有修订和批注的文档。
2、单击“Microsoft office 按钮”,指向“准备”,然后单击“检查文档”。
3、在“文档检查器”对话框中,单击“检查”。
4、审阅检查结果。如果文档检查器找到了批注和修订,将提示您单击“批注、修订、版本和注释”旁的“全部删除”。
5、单击“重新检查”或“关闭”。
如何除去修订和批注?
要除去修订和批注,您需要接受或拒绝修订,以及删除批注。方法如下:
1、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中,单击“显示标记”旁边的箭头。
2、确保下列每个复选框旁边都显示复选标记:
·批注
·墨迹注释
·插入和删除
·格式
·审阅者(指向“审阅者”,然后确保选中了“所有审阅者”。)
如果某复选框旁边未出现复选标记,请单击该项以选中它。
3、在“审阅”选项卡上的“修订”组中,单击“后一处”或“前一处”。