窗外春光明媚，而小洁的心情却灿烂不起来 。不久前她从产品检验岗位调任销售助理，每天都要面对大量的公司文件、各分公司资料以及各种报表，散乱的文档在电脑里堆成了一锅粥，好几次还因为不能及时找到领导需要的文件遭到批评，如何是好？
赶紧请教前辈去。人力资源部的张姐告诉她：请来一位“文档管理专家”（下载地址：http://www2.skycn.com/soft/17971.html）帮忙，处理各种文档就可以井井有条，大大提高工作效率。这款软件能够将文档无限级分类管理，将各种各样的文档粘贴进来或者作为附件插入，当然自己下载的那些美妙动听的音乐还有影片，也可一起添加进去。

分类合理好管理
将软件下载安装后，首要的问题就是创建管理分类，也就是设置保存不同文档类型的目录。在“文档管理专家”中，可以无限级分类管理，比如书籍、技术文章、办公文件、下载影片等目录，然后在各自的目录下建立明细目录。创建主目录时，执行“文件→增加”菜单命令（图1），即可在软件主窗口的左侧分类栏中新建一个主目录，然后将其名称修改自己需要的名称即可，比如：办公文件，在这个目录下增加明细时，只要右击这个目录，从快捷菜单中选择“增加子项”命令即可（图2）。

　　小提示：
　　管理大量文件，分类时应该首先注意区分个人文档和办公文档，这样做不仅仅是方便查找，还可以避免无意中泄露自己的个人文档。”
　　对文件进行分类保存和命名时，要按照自己的工作性质、常用文档的类型来分。例如从事财务工作的员工，可以根据报表性质（现金流量表、月报表、损益表等）进行分类；而从事营销策划的员工，就可以将每一个case的所有文档保存在一起。分类并没有什么统一标准，关键是要自己觉得习惯。
　　比如按照内容可以把文档分为合同夹、模板夹、员工资料夹、帐务表格夹等。如果某一类别的文档数量很多，可以进行二次分类。例如月报表就可以每月设一个目录，这样每个目录里面的文件数量就比较少了。不过如果将文档分为三层或者更多层次的类别，就不太好了，否则不但没有提高查找效率，反倒让操作变得繁琐。