行政科的小王称自己是“创造重复词语的人”——编写的word文档常结构相似,几大要素来回折腾。以前小王尝试过用“自动图文集”插入签名、结束语等,但毕竟数量少、功能弱,不能满足各种文档的要求。最近他发现了 Word2007“构建基块” 功能,编写文档变得像搭“积木”那样容易,终于从枯燥而烦琐的重复劳动中解脱出来了。
内置“积木”搭文档
小时候,我们把一块块的积木搭成各种房屋,在word2007中,这一块块的积木就是封面、页眉、页脚、文本框(提要、引述)和公式等。借鉴“ 面向对象”编程思想,内置的这些积木(文档的“构建基块”)使用时随取随用,略加修改即可,非常方便。
小王编辑《税收专项检查报告》封面时,首先运行word2007,新建一个空白文档,打开“插入”选项卡单击“文档部件”,选择菜单中的“构建基块管理器”(见图1)。左栏中“库名”为“ 封面”的部件正是他需要的。单击“封面”库中的一个个“名称”,就可以在右栏预览它的实际效果。选中“名称”是“现代型”的封面部件,单击“插入”按钮将其插入文档,然后在“键入文档标题”等“内容控件”中输入具体内容,一个漂亮封面就搞定了。
图1 构建基块管理器
小提示
文档部件使用起来比模板更灵活,例如模板提供的封面位置只能是首页,而封面部件可以插入文档的任意位置。
自己也来造“积木”
word2007内置的“积木”数量有限,不过只要新建的文档内容有重复使用价值,就可以将它作为新“ 积木”,保存到“ 构建基块管理器”,然后就能像内置的部件那样使用它了。
小王对外发送公文的页脚要插入单位地址和电话,word2007没有内置这种内容的部件。怎么转化呢?小王双击文档页脚输入单位地址和电话,选中包括结尾段落标记在内的全部内容,进入“ 插入→文档部件”,选择菜单中的“将所选内容保存到文档部件库”(见图2)。
图2 新建构件基块
接下来,在“名称”框内输入文档部件的名称,打开“库”下拉列表,选择新建部件保存在哪个库中。然后打开“类别”下拉列表选择“常规”,或选择“创建新类别”后选择使用。接着在“说明”框内输入当前部件的说明(例如“插入单位联系地址和电话”),在“保存位置”下拉列表中选择模板名称(一般选择“Building.Blocks.dotx”即可)。
最后也是最重要的一步是打开“选项”下拉列表,根据需要选择文档部件使用选项。
小提示:如果保存部件的“库”选择了“文档部件”,打开“文档部件”下拉列表,即可在“常规”下看到这个部件,使用时无须到如图1所示对话框中寻找,使用起来更方便。
修改获得新“积木”
小王撰写的很多文档的封面标题是固定的,例如《综合治理情况汇报》之类。于是他对现有的封面部件进行修改,保存之后得到新的封面部件供以后使用。先按前面介绍的方法将内置封面插入空白文档,而后输入封面标题、副标题和作者等内容,修改完毕按C t r l+A选中全部内容。接着按上面介绍的方法打开如图2所示对话框,输入内容即可得到新部件,若输入或选择的名称、库和类别等与原有部件相同则会覆盖内置部件。除了封面外,公式、引述等内置部件都能这样修改。