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用WPS Office2007 打造红头文件套打

作者:bntrees  转自wps官方论坛(bbs.wps.cn)

WPS office2007 简单公文编辑(上)

WPS Office2007 简单公文编辑(下)

  目前有很多单位使用已经带有固定文字的文件纸张,然后在这种文件的相应的位置打印计算机所编辑好的文字,这就是平常所说的套打。如下图1、图2、图3。


图1


图2


图3

  文字和格式先做出来,用户在打开套打模板的时候知道该在什么地方输入相应的内容,这样就需要用到文字隐藏、显示隐藏文字和套打隐藏文字这三个功能。最终效果就会像图1所示一样,用户知道该在什么地方输入相应的内容。
  文字隐藏
  下面我们来看看具体的操作:
  首先按照前面章节所说把公文格式做好。
  然后把红头部分“×××省环境保护局文件”全部选中,在选中部分单击鼠标右键,选择【字体】,选中【效果】中的【隐藏文字】的复选框,点击【确定】;如图4:


图4

  显示隐藏文字
  这时候会发现设置隐藏文字的内容看不见了,不用着急,我们单击【工具】菜单中的【选项】,选择【视图】选项卡中【隐藏文字】复选框,如图5。先不要点击【确定】,后面还有操作;


图5

  套打隐藏文字
  用户在设置文字隐藏后,这个隐藏文字的位置就会被没有隐藏的文字所替代,这样就会出现输入的内容可能覆盖到已有的文字上,为了避免这种情况的发生,我们需要再设置一步。仍然是【选项】对话框,选择【打印】选项卡,在【隐藏文字(I)】下拉菜单中选择【套打隐藏文字】即可,如图6。这时候点击【确定】;


图6

  这样一个套打的文件模板就设置好了,如果是经常使用的文件,可以把这个文件保存为模板格式(*.wpt),以后每次使用只需要调用模板就可以了。

  扫描红头文件法

  其实,更多的时候,我们不一定还保存着红头文件的原始文档,我们手头有的,只是一张打印好的纸质的文件头。这样的话,前面的用隐藏文字来套打的方法就英雄无用武之地了。遇到这种情况,我们应该怎么办呢?如果你的办公室有扫描仪,那么恭喜你!
  首先,用扫描仪将头红文件扫描成图片,用 wps文字 新建一空白文档,将纸型设置成与文件头相一致。从【视图→ 页眉和页脚 】中进入页眉编辑状态,通过【插入→图片→来自文件】,把扫描好的图片插入到空白文档中来,然后将其调整其大小和位置,使其与整个页面重合,退出页眉和页脚模板。此时,红头文件各个部分都已经在页面中标识清楚了,在需要的地方插入文本框,并将文本框的边框颜色设置为“无线条颜色”,将【内部边距】全部设置为“0”(图7、8)。

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