工作中图表已被我们广泛运用，当数据总在不断更新时，常规办法有两种：每月更新数据后生成一个新表；一次生成坐标包含12月，但数据系列只有实际数据的图。

    比如工厂的“月产值报表”，在12个月中会进行12次数据更新。采用以上两种方法绘制图表都不够完美！第一种方法总在重复同一操作，效率低下；第二种方法在数据更新到12月之前图表会产生或多或少的空白区，不够美观，如图1所示。

图1

    今天，我将与大家分享制作图表的第三种方法，避免以两种方法的弊端———以动态名称创建自适应图表。

    第一步：定义名称。

    以图1中的数据为例，在数据表中任意位置单击，选择菜单工具栏中【插入】\【名称】\【定义】，在“名称”框中输入“日期”，在“引用位置”处输入“=OFFSET(产值表!$A$1,1,0,COUNTA(产值表!$A:$A)-1,1)”，单击右侧“添加”按钮即完成“日期”的定义。

    注意：公式中必须使用绝对引用。

    公式解释：OFFSET函数以产值表中A1单元格为参照，偏移1行0列，COUNTA函数统计出A列中的非空单元格个数，作为OFFSET函数的第四个参数即所要引用区域的行数，引用宽度为1列。此公式的作用为：当数据表中有数据时，图表中显示相应数值。反之，如果数据表中无数据时，图表中不显示，这样避免了如图1中有大片空白的不足之处。值得一提的是，COUNTA函数后面减1，目的是在统计单元格个数时将列首的标题单元格不计入内，这一点很重要！

    同样的方法定义出“主板”、“硬盘”两个名称。

    之所以需要先定义名称，是因为在后面的图表当中它起着自动更新数据的重要作用。

    第二步：插入图表。

    在数据表任意位置单击，选择【插入【\【图表】，单击“下一步”，在“数据源”对话框中选择“系列”选项卡。此时已有一个默认“系列”名称，将名称更改为“主板”，在“值”处输入“=主板”，在“分类（X）轴标志”处输入“=日期”。再单击“添加”按钮，依上述方法将“硬盘”系列填写完整。效果如图2所示。

图2

    继续单击下一步，进入到“图表选项”对话框中，选择“标题”选项卡，在“图表标题”处输入“产值表”。在“数据标志”选项卡中，将“值”前面打上勾，单击“完成”。

    三：图表美化

    选中图表中“系列主板”项，单击右键，选择“数据系列格式”对话框 ，在“图案”选项卡中选择“填充效果”\“渐变”\“双色”，这里你可以选择两种自己喜欢的颜色。在“底纹样式”处选择“垂直”，选择一种比较有立体感的效果然后单击“确定”按钮。再对“系列硬盘”也进行相同设置。

    接下来再对“图例”、“图表标题”、“图表区”等部分的边框\底纹进行适当修饰（图表设置得太过花哨也不看好哦！）。