“利和信息管理系统”是通用文档管理软件，对于个人用户，可以代替Windows系统中的“我的文档”管理文档材料；对于企业用户，该软件支撑Internet网络，管理建立在Web网站中的信息库，就如同管理本机信息库一样方便，并具有完善的共享权限设置功效。其重要特点如下：
1．按照“项目”和“分类”管理文件：
代替原有的文件存放目录的概念，按“信息库 → 项目 → 分类”存放文件，使文件具有“项”和“类”的特点，增加了文件的管理层次。例如将文件归纳为：文件档案、日常记事、会议记录、行业信息等“项”，对于每“项”还可细分为许多“类”。项目和分类可随时调剂和修正。
2. 每个项目都可以自定义文件属性：
例如管理图书材料时，可以定义“作者”、“出版日期”等属性；管理文件档案时，可设置“副标题”、“编号”等属性。（即更改数据表的结构，以满足各种信息管理的需求。）
3．具备便捷的检索功效：
按照文件的“项目”和“分类”进行检索，还可根据文件属性（如：生成日期、修正日期、标题名称、副标题等）履行组合检索，还支撑对 txt、htm、doc、xls 等附件内容的检索。
4. 供给专用“文件管理器”列表显示检索到的文件：
4_1. 支撑各种方法排序；
4_2．可以根据检索成果输出 Excel 报表。
4_3．可方便地对文件进行备份、删除、输出、批处理等操作。
4_4．支撑对每条记录的备注编辑和预览，备注信息为html格式，可设置字体大小和色彩，突出重点，支撑多窗口编辑。
5．支撑主动备份：
每次关闭软件时，都能将本次新建或修正的数据主动备份到备份库中（即差别备份），在不知不觉中实现数据的双保险。
6．网络信息共享：
管理文档材料的“信息库”采用“独立存放”模式，可以放置到任何目录或远程服务器中。如果将信息库存放在Web网站中，用户可以通过Internet网络管理信息库。