第一招施展我的文档的作用

有很多理由让我们好好地利用“我的文档”，它能方便地在桌面上、开端菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。我们可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创立自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。至于“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上的“我的文档”，选择“属性”。在弹出的“我的文档属性”窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创立的文件夹。重装系统后再次履行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全又便捷。

提示：如果你应用windows 2000/XP，则移动“我的文档”文件夹时，其下的所有文件会主动移过去，但如果你应用Windows 9x，则需要手工将C:\My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夹中，否则可能会丧失数据。

第二招建立最合适自己的文件夹结构

文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立合适自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接收的信息也会有很大差别，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如，有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师，就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。

同类的文件名字可用雷同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的处所。

第三招把持文件夹与文件的数目

文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面，如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。

第四招注意结构的级数

分类的细化必定带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议全部结构最好把持在二、三级。另外，级别最好与自己经常处理的信息相联合。越常用的类别，级别就越高，比如负责多媒体栏目标编辑，那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹，老师本学期所教授的课程、所管理班级的材料文件夹，也应当是一级文件夹。文件夹的数目，文件夹里文件的数目以及文件夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳的联合点。

第五招文件和文件夹的命名

为文件和文件夹取一个好名字至关重要，但什么是好名字，却没有固定的含义，以最短的词句描写此文件夹类别和作用，能让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容，能就是好的名称。要为电脑中所有的文件和文件夹应用统一的命名规矩，这些规矩需要我们自己来制定。最开端应用这些规矩时，确定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你领会到了规矩命名方便查看和检索的利益时，信任你会保持不懈地履行下去。